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1. Verantwortlicher
Nys Siebers, Nys Aesthetics
St. Alban-Vorstadt 19
4052 Basel, Schweiz
E-Mail: contact@nysaesthetics.ch
Telefon / WhatsApp: +41 79 678 58 46
2. Welche Daten wir bearbeiten
Je nach Kontakt und Behandlung bearbeiten wir insbesondere folgende Daten:
- Stammdaten und Kontaktdaten, zum Beispiel Name, Geburtsdatum, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse;
- Termin-, Buchungs-, Kommunikations- und Vertragsdaten;
- Gesundheitsdaten, Anamnese, Allergien, Medikamente, Behandlungswünsche, Befunde, Einwilligungen, Behandlungsverläufe und Behandlungsnotizen;
- Behandlungsfotos und sonstige medizinische Dokumentation;
- Zahlungs-, Rechnungs- und Transaktionsdaten;
- technische Daten, die beim Aufruf der Online-Buchung oder anderer digitaler Angebote anfallen, zum Beispiel IP-Adresse, Geräte- und Browserangaben sowie technisch notwendige Protokolldaten.
3. Zwecke und Grundlagen der Bearbeitung
Wir bearbeiten Personendaten, soweit dies für die Anbahnung, Durchführung und Dokumentation des Behandlungsverhältnisses, die Terminorganisation, Kommunikation, Abrechnung, Qualitätssicherung, Erfüllung gesetzlicher und berufsrechtlicher Pflichten sowie die Wahrung oder Durchsetzung rechtlicher Ansprüche erforderlich ist. Die Bearbeitung erfolgt nach dem Schweizer Datenschutzgesetz und den anwendbaren gesundheits- und berufsrechtlichen Vorschriften.
Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, holen wir diese gesondert ein. Eine erteilte Einwilligung kann grundsätzlich mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Gesetzliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten bleiben vorbehalten.
4. Online-Buchung und Praxisverwaltung mit Pabau
Für Online-Buchung, Patientenverwaltung, Formulare, Einwilligungen, Kommunikation, Rechnungen und Behandlungsdokumentation nutzen wir Pabau. Dabei werden die für den jeweiligen Vorgang erforderlichen Daten an Pabau übermittelt und dort in unserem Auftrag bearbeitet. Nys Aesthetics bleibt für die medizinische Datenbearbeitung verantwortlich.
Pabau Limited ist im Vereinigten Königreich ansässig. Nach Angaben des Anbieters können Daten für Kunden ausserhalb des Vereinigten Königreichs im Vereinigten Königreich, im Europäischen Wirtschaftsraum und - abhängig von eingesetzten Unterauftragnehmern und Funktionen - auch in den USA oder anderen Staaten bearbeitet werden. Für Übermittlungen in Staaten ohne angemessenes Datenschutzniveau stützt sich der Anbieter insbesondere auf anerkannte Standardvertragsklauseln oder gleichwertige Garantien.
5. Zahlungen mit Stripe
Für Online-Zahlungen und gegebenenfalls Anzahlungen nutzen wir Stripe. Stripe bearbeitet insbesondere Identifikations-, Kontakt-, Zahlungs-, Transaktions-, Geräte- und Betrugspräventionsdaten. Vollständige Kartenangaben werden grundsätzlich direkt durch Stripe bearbeitet und nicht von uns gespeichert. Stripe kann je nach Funktion sowohl als Auftragsbearbeiter als auch als eigenständig Verantwortlicher handeln.
Für Nutzerinnen und Nutzer in der Schweiz sind insbesondere Stripe-Gesellschaften in Irland beteiligt; Daten können zudem in den USA und weiteren Ländern verarbeitet werden. Stripe verwendet hierfür nach eigenen Angaben unter anderem den Swiss-U.S. Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln.
6. E-Mail und Hosting mit Infomaniak
Für Domain, Website und geschäftliche E-Mail-Kommunikation verwenden wir Dienste von Infomaniak Network SA, Schweiz. Nach Angaben von Infomaniak werden die über diese Dienste anvertrauten Daten in Rechenzentren in der Schweiz gespeichert und verarbeitet. E-Mails können abhängig vom Absender, Empfänger und deren Anbietern technisch über weitere Systeme übertragen werden.
7. Kommunikation über WhatsApp
Wenn Sie uns freiwillig über WhatsApp kontaktieren, werden Ihre Telefonnummer, Profil- und Kommunikationsdaten durch WhatsApp verarbeitet. Bitte übermitteln Sie über WhatsApp möglichst keine ausführlichen Gesundheitsdaten, Ausweiskopien oder intimen Bilder. Für medizinisch sensible Informationen stellen wir nach Möglichkeit einen geeigneteren Kommunikationsweg bereit.
WhatsApp wird in der Europäischen Region durch WhatsApp Ireland Limited bereitgestellt. Daten können auch durch Meta-Unternehmen und Unterauftragnehmer ausserhalb der Schweiz, insbesondere in Irland und den USA, verarbeitet werden. Hierfür werden nach Angaben des Anbieters anerkannte Übermittlungsmechanismen, einschliesslich Standardvertragsklauseln, eingesetzt.
8. Behandlungsfotos
Behandlungsfotos können zur medizinischen Dokumentation, Behandlungsplanung, Verlaufskontrolle, Patientensicherheit und Qualitätssicherung erstellt und in der Patientenakte gespeichert werden. Diese Verwendung ist von einer Veröffentlichung getrennt.
Eine Verwendung von Fotos oder Videos für Website, Social Media, Werbung, Fortbildung oder andere öffentliche Zwecke erfolgt ausschliesslich nach einer separaten, ausdrücklichen und zweckbezogenen Einwilligung. Die Ablehnung hat keinerlei Einfluss auf die Behandlung. Eine solche Einwilligung kann grundsätzlich mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden; bereits rechtmässig erfolgte Veröffentlichungen und technisch nicht vollständig kontrollierbare Weiterverbreitungen im Internet bleiben vorbehalten.
9. Empfänger und Berufsgeheimnis
Daten erhalten nur Personen und Dienstleister, die sie für die genannten Zwecke benötigen. Dazu können insbesondere behandelnde oder mitwirkende Gesundheitsfachpersonen, Praxispersonal, IT- und Softwareanbieter, Hosting- und Kommunikationsanbieter, Zahlungsdienstleister, Buchhaltung, Rechts- und Versicherungsberater sowie Behörden gehören, soweit eine gesetzliche Grundlage, eine Einwilligung oder eine sonstige zulässige Voraussetzung besteht.
Gesundheitsdaten unterliegen zusätzlich dem ärztlichen Berufsgeheimnis. Eine Bekanntgabe an Dritte erfolgt nur, wenn sie für die Behandlung erforderlich und zulässig ist, Sie eingewilligt haben, eine gesetzliche Pflicht oder Erlaubnis besteht oder eine zuständige Stelle vom Berufsgeheimnis entbunden hat.
10. Datenbearbeitung im Ausland
Einzelne Dienstleister bearbeiten Daten in der Schweiz, im Vereinigten Königreich, in Mitgliedstaaten des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere Irland, sowie in den USA. Weitere Länder können sich aus den jeweils aktuellen Unterauftragnehmerlisten der Anbieter ergeben. Besteht im Empfängerstaat kein vom Schweizer Bundesrat anerkannter angemessener Datenschutz, verwenden wir beziehungsweise unsere Dienstleister geeignete Garantien, insbesondere anerkannte Standardvertragsklauseln, oder stützen die Übermittlung auf eine gesetzliche Ausnahme.
11. Aufbewahrung
Wir bewahren Personendaten nur so lange auf, wie dies für die genannten Zwecke, gesetzliche und berufsrechtliche Pflichten sowie die Geltendmachung oder Abwehr rechtlicher Ansprüche erforderlich ist. Medizinische Patientendokumentationen werden grundsätzlich während 20 Jahren nach Abschluss der Behandlung aufbewahrt, soweit keine längere oder abweichende gesetzliche Frist gilt. Zahlungs- und Geschäftsdokumente werden entsprechend den anwendbaren gesetzlichen Fristen aufbewahrt. Danach werden Daten gelöscht oder anonymisiert, soweit keine weitere zulässige Aufbewahrung erforderlich ist.
12. Datensicherheit
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz der Daten vor Verlust, unbefugtem Zugriff, Veränderung oder Offenlegung. Dazu gehören insbesondere Zugriffsbeschränkungen, sichere Passwörter, soweit verfügbar Mehrfaktor-Authentifizierung, verschlüsselte Übertragung, rollenbezogene Berechtigungen und sorgfältig ausgewählte Dienstleister. Eine absolute Sicherheit kann bei elektronischer Kommunikation nicht garantiert werden.
13. Ihre Rechte
Im Rahmen des anwendbaren Rechts können Sie insbesondere Auskunft über Ihre Personendaten, Berichtigung unrichtiger Daten, Herausgabe oder Übertragung bestimmter Daten sowie - soweit keine gesetzlichen oder überwiegenden Gründe entgegenstehen - Löschung oder Einschränkung der Bearbeitung verlangen. Sie können Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen und sich beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten beschweren.
Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns unter contact@nysaesthetics.ch. Zum Schutz Ihrer Daten können wir einen geeigneten Identitätsnachweis verlangen.
14. Technisch notwendige Cookies und keine eigenen Analyse-Pixel
Wir setzen derzeit keine eigenen Google-Analytics- oder Meta-Pixel-Integrationen ein. Die Online-Buchung und eingebundene Dienstleister können technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Technologien verwenden, damit Anmeldung, Sicherheit, Spracheinstellungen, Buchung und Zahlung funktionieren. Für deren eigene Bearbeitungen gelten ergänzend die Datenschutzhinweise der jeweiligen Anbieter.
15. Änderungen
Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich unsere Leistungen, eingesetzten Systeme oder rechtlichen Anforderungen ändern. Massgeblich ist die jeweils veröffentlichte Fassung.
Hinweise der wichtigsten Dienstleister
Pabau Privacy Policy: https://pabau.com/privacy-policy/
Stripe Privacy Center: https://stripe.com/legal/privacy-center
Infomaniak Datenschutz: https://www.infomaniak.com/en/legal/general-data-protection-regulation
WhatsApp Datenschutz: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea
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1. Controller
Nys Siebers, Nys Aesthetics
St. Alban-Vorstadt 19
4052 Basel, Switzerland
Email: contact@nysaesthetics.ch
Telephone / WhatsApp: +41 79 678 58 46
2. Data we process
Depending on your contact with us and the treatment provided, we process in particular:
- identity and contact information, such as your name, date of birth, address, telephone number and email address;
- appointment, booking, communication and contract information;
- health data, medical history, allergies, medication, treatment requests, findings, consent records, treatment progress and clinical notes;
- treatment photographs and other medical documentation;
- payment, invoice and transaction information;
- technical data generated when using online booking or other digital services, such as IP address, device and browser information and technically necessary log data.
3. Purposes and grounds for processing
We process personal data where necessary to establish, perform and document the treatment relationship, organise appointments, communicate with you, issue invoices, assure quality, comply with legal and professional obligations, and establish, exercise or defend legal claims. Processing is carried out in accordance with the Swiss Federal Act on Data Protection and applicable healthcare and professional rules.
Where consent is required, we obtain it separately. Consent may generally be withdrawn with effect for the future. Statutory retention and evidentiary obligations remain unaffected.
4. Online booking and practice management with Pabau
We use Pabau for online booking, patient administration, forms, consent records, communications, invoices and treatment documentation. The data required for each process is transmitted to Pabau and processed on our behalf. Nys Aesthetics remains responsible for medical data processing.
Pabau Limited is based in the United Kingdom. According to the provider, data relating to customers outside the United Kingdom may be processed in the United Kingdom, the European Economic Area and - depending on the subprocessors and features used - the United States or other countries. For transfers to countries without an adequate level of data protection, the provider relies in particular on recognised standard contractual clauses or equivalent safeguards.
5. Payments with Stripe
We use Stripe for online payments and, where applicable, deposits. Stripe processes in particular identification, contact, payment, transaction, device and fraud-prevention data. Full card details are generally processed directly by Stripe and are not stored by us. Depending on the activity, Stripe may act as our processor or as an independent controller.
For users in Switzerland, Stripe entities in Ireland are particularly relevant. Data may also be processed in the United States and other countries. Stripe states that it relies, among other mechanisms, on the Swiss-U.S. Data Privacy Framework and standard contractual clauses.
6. Email and hosting with Infomaniak
We use services provided by Infomaniak Network SA, Switzerland, for our domain, website and business email. Infomaniak states that data entrusted to these services is stored and processed in data centres in Switzerland. Depending on the sender, recipient and their providers, emails may technically be transmitted through additional systems.
7. Communication via WhatsApp
If you voluntarily contact us via WhatsApp, your telephone number, profile information and communication data will be processed by WhatsApp. Please avoid sending detailed health information, identity documents or intimate images through WhatsApp. Where possible, we will provide a more appropriate channel for medically sensitive information.
WhatsApp is provided in the European Region by WhatsApp Ireland Limited. Data may also be processed by Meta companies and subprocessors outside Switzerland, particularly in Ireland and the United States. The provider states that recognised transfer mechanisms, including standard contractual clauses, are used.
8. Treatment photographs
Treatment photographs may be taken for medical documentation, treatment planning, progress monitoring, patient safety and quality assurance and may be stored in the patient record. This use is separate from any publication.
Photographs or videos are used for our website, social media, advertising, training or other public purposes only on the basis of separate, express and purpose-specific consent. Refusal does not affect treatment in any way. Such consent may generally be withdrawn with effect for the future. This does not affect publications already lawfully made or online redistribution that cannot be fully controlled technically.
9. Recipients and medical confidentiality
Data is accessible only to persons and service providers who require it for the purposes described. These may include treating or assisting healthcare professionals, practice staff, IT and software providers, hosting and communications providers, payment providers, accountants, legal and insurance advisers, and public authorities where there is a legal basis, consent or another valid condition.
Health data is also protected by medical professional secrecy. Disclosure to third parties takes place only where necessary and lawful for treatment, where you have consented, where a statutory duty or permission applies, or where release from professional secrecy has been granted by the competent authority.
10. Processing abroad
Certain service providers process data in Switzerland, the United Kingdom, member states of the European Economic Area, particularly Ireland, and the United States. Further countries may result from providers' current subprocessor lists. Where a recipient country is not recognised by the Swiss Federal Council as providing adequate protection, we or our providers use appropriate safeguards, in particular recognised standard contractual clauses, or rely on a statutory exception.
11. Retention
We retain personal data only for as long as necessary for the purposes described, legal and professional obligations, and the establishment, exercise or defence of legal claims. Medical patient documentation is generally retained for 20 years after completion of treatment unless a longer or different statutory period applies. Payment and business records are retained in accordance with applicable statutory periods. Data is then deleted or anonymised unless further retention is permitted or required.
12. Data security
We implement appropriate technical and organisational measures to protect data against loss, unauthorised access, alteration or disclosure. These include access restrictions, secure passwords, multi-factor authentication where available, encrypted transmission, role-based permissions and carefully selected service providers. Absolute security cannot be guaranteed for electronic communications.
13. Your rights
Subject to applicable law, you may request access to your personal data, correction of inaccurate data, release or transfer of certain data and - where no statutory or overriding grounds apply - deletion or restriction of processing. You may withdraw consent with effect for the future and may lodge a complaint with the Swiss Federal Data Protection and Information Commissioner.
To exercise your rights, contact contact@nysaesthetics.ch. We may request appropriate proof of identity to protect your data.
14. Technically necessary cookies and no proprietary analytics pixels
We currently do not use our own Google Analytics or Meta Pixel integrations. Online booking and embedded service providers may use technically necessary cookies or comparable technologies to provide login, security, language preferences, booking and payment functions. The providers' own privacy notices additionally apply to their processing.
15. Changes
We may amend this Privacy Notice if our services, systems or legal requirements change. The version published at the relevant time applies.
Key service-provider notices
Pabau Privacy Policy: https://pabau.com/privacy-policy/
Stripe Privacy Center: https://stripe.com/legal/privacy-center
Infomaniak data protection: https://www.infomaniak.com/en/legal/general-data-protection-regulation
WhatsApp Privacy Policy: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea